Privacy beleid
Privacy beleid
PGB-Loman, gevestigd aan de Poldermolendreef 101 2807 HB Gouda, is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonlijke gegevens zoals weergegeven is in dit privacy beleid.
Persoonlijke gegevens verzamelen
Voor verschillende doeleinden worden persoonlijke gegevens van de cliënten verzameld en gebruikt.
Intake formulier:
Door middel van het intake formulier worden persoonlijke gegevens verzameld om inzicht te krijgen in de thuissituatie en de zorgvraag.
Op het intake formulier worden de volgende gegevens ingevuld:
Client: Voor- en achternaam, adres, postcode en woonplaats, telefoonnummer, email-adres, geboortedatum, geslacht en woon-/gezinssituatie.
Vertegenwoordiger: Voor- en achternaam, telefoonnummer, email adres en relatie tot de cliënt.
Zorgvraag: Wat is de zorgvraag, wat is de reden van de zorgvraag, beperkingen van de cliënt, gebruik hulpmiddelen, beschrijving woonsituatie, word er gerookt, zijn er huisdieren, de gewenste dagen en tijden voor de zorgvraag, of er nog andere mensen naast PGB-Loman komen voor begeleiding, zorg-/behandelplan en een samenvatting van eventuele bijzonderheden.
Zorgovereenkomst:
Er wordt een standaard zorgovereenkomst gebruikt vanuit de Sociale Verzekering Bank (SVB). Dit is het model zorgovereenkomst van opdracht. Hier staan de volgende persoonlijke gegevens in:
Client: Voorletters en achternaam, BSN, geboortedatum, geslacht, adres, postcode en woonplaats, telefoonnummer en mailadres.
Vertegenwoordiger: Voorletters en achternaam, telefoonnummer en mailadres.
Overige gegevens in contract: Onder welke wetgeving de cliënt valt, duur van het contract, afspraken uren, uurtarief, werkzaamheden en handtekening van cliënt of vertegenwoordiger.
Bij het contract moet een zorgbeschrijving meegeleverd worden aan de SVB. Deze kan aan PGB-Loman gegeven worden bij het contract.
Factuur:
Op de facturen staan de volgende persoonlijke gegevens: Voor- en achternaam, adres, postcode, woonplaats, het uurtarief en de werkzaamheden.
De facturen worden via de mail verstuurd of via het PGB-portaal ingediend. Deze worden op de laptop, OneDrive, harde schijf en op papier in een ordner bewaard.
Rapportage:
Van ieder begeleidingsmoment dat heeft plaats gevonden, wordt een korte rapportage gemaakt. Hier staat de voor- en achternaam vermeld, de datum, een korte beschrijving van de stemming van de cliënt, de activiteiten die zijn ondernomen en eventuele bijzonderheden.
Agenda
In de bedrijfsagenda wordt genoteerd op welke dagen en tijden PGB-Loman aanwezig is bij de cliënt. Hier wordt alleen de voornaam van de cliënt genoteerd.
Mobiele telefoon
Over het algemeen verloopt het contact via de mobiele telefoon met de cliënt of vertegenwoordiger. In de telefoon staat alleen het telefoonnummer van de cliënt of vertegenwoordiger opgeslagen.
De telefoon is beveiligd met een persoonlijk wachtwoord.
De mail wordt gebruikt via Roundcube. De mail is beveiligd met een persoonlijk wachtwoord. BTW-id nummer NL001126986B04, K.v.K. 61946990, SBI-code 88101–Thuiszorg, AGB-code 41413624 IBAN NL16INGB0006710483, BIC INGBNL2A www.pgb-loman.nl
Gegevens die via de mail worden uitgewisseld worden in de mail opgeslagen.
Gebruik persoonlijke gegevens.
De persoonlijke gegevens worden op de bedrijfslaptop opgeslagen, als back-up in OneDrive, op de bedrijfsmatige externe harde schijf en zo nodig op papier in een ordner bewaard. Algemeen contact met cliënten of vertegenwoordigers verloopt via e-mail of per telefoon.
Eventuele foto’s die gemaakt worden, worden doorgestuurd naar de cliënt en/of vertegenwoordiger(s). De foto’s worden hierna direct van de telefoon verwijderd.
Bewaartermijn persoonlijke gegevens.
Persoonlijke informatie: Er is geen wettelijk bewaartermijn op de persoonsgegevens. PGB-Loman bewaard deze vijf jaar tot na contract beëindiging. Hierna zullen de gegevens worden verwijderd c.q. vernietigd.
Zorgovereenkomst: Deze blijft tien jaar bewaard na contract beëindiging.
Facturen: het is wettelijk verplicht dat de facturen zeven jaar bewaard blijven voor de belastingdienst.
Agenda: het is wettelijk verplicht dat de agenda zeven jaar bewaard blijft voor de belastingdienst.
U kunt ten alle tijden aangeven dat u wilt dat gegevens verwijderd worden mits er geen wettelijke verplichting van bewaren aan vast zit.
Alle papieren gegevens die worden verwijderd, worden door de papierversnipperaar gehaald. Gegevens die elektronisch bewaard worden, worden overal verwijderd waar deze opgeslagen zijn.
Cookiebeleid persoonlijke gegevens.
Wegens de wijze waarop de gegevens worden gebruikt en het feit, dat de gegevens niet worden gedeeld via internet of sociale media, is het cookiebeleid niet van toepassing.
Transmissie van persoonlijke gegevens aan derden.
Persoonlijke informatie over en van cliënten wordt niet met derden gedeeld. Blogs die worden geschreven over werksituaties zullen nooit persoonlijke gegevens van cliënten bevatten. Foto’s zullen niet worden gedeeld met derden noch openbaar worden gepubliceerd.
Verplichte of vrijwillige aard van de gevraagde gegevens.
Indien inzage gewenst is in persoonlijke gegevens of het logboek, dan heeft cliënt en/of vertegenwoordiger hier alle recht toe. De documenten worden per e-mail verstrekt aan cliënt en/of vertegenwoordiger.
De cliënt heeft het recht om inhoudelijk correcties aan te laten brengen, als ook gegevens te laten verwijderen (mits er geen wettelijke verplichting van bewaartermijn op zit). Ook heeft de cliënt het recht de verleende toestemming in te trekken.
Bij beëindiging van de overeenkomst met de cliënt worden de documenten, indien gewenst, digitaal beschikbaar gesteld aan de cliënt en/of vertegenwoordiger(s).
Klachtenregeling
De cliënt heeft het recht om een klacht in te dienen. Mocht u er niet direct met PGB-Loman uit komen, dan wordt u doorverwezen naar de klachtenfunctionaris van Quasir. Mocht dit niet helpen dan is er de geschillencommissie Stichting Zorggeschil.
Meldplicht datalekken
Mocht er een datalek plaats vinden is PGB-Loman verplicht dit te melden bij Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Ook zal dit worden gemeld bij eventuele betroffen persoon.
Akkoord
Hierbij gaat u akkoord met de werkwijze van PGB-Loman.
Voor akkoord, datum:
(Naam en handtekening cliënt/vertegenwoordiger)